Wie droomt er nou niet van een succesvol festival of evenement. Je zou wellicht al snel denken aan een groot muziekfeest, maar er zijn natuurlijk meerdere mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een vakbeurs of foodtruckfestival. De keuze is geheel aan jou, de 5 tips die wij beschrijven zijn voor allen van toepassing!
Tip 1: een sluitende begroting
Een gedegen begrotingsplan is essentieel voor het organiseren van een festival of evenement. Deze heb je ook nodig om een vergunningsaanvraag te doen bij jouw gemeente. Daarnaast dwingt het je direct om over alles na te denken! Denk hierbij aan kosten voor eventuele artiesten, podium, licht en geluid, toiletten, EHBO, marktkramen, catering, beveiliging enzovoort.
Hoewel dit direct kostbaar klinkt, we willen je natuurlijk niet direct ontmoedigen, geeft het wel een realistisch beeld van wat een kaartje moet gaan kosten. Middels sponsoring zijn er ook mogelijkheden om op bepaalde onderdelen te besparen of in ieder geval voordeliger uit te zijn. Deze vermeldingen kan je terug laten komen op een bouwhekdoek als omheining van je evenement.
Tip 2: de perfect locatie vinden
Nu je in grote lijnen weet wat voor festival of evenement je wilt gaan organiseren is het tijd om ook een geschikte locatie vinden. De keuze voor een locatie hangt af van je doelgroep en het thema van je festival. Je kunt kiezen voor een buitenterrein, maar een binnenterrein is ook een optie. Denk ook aan overnachtingsmogelijkheden voor bezoekers als het festival meerdere dagen duurt. Vergeet daarbij niet om rekening te houden met voldoende parkeerplaatsen en geschikte aanrijroutes.
Tip 3: de juiste vergunningen en papieren regelen
Wanneer jouw plan en de begroting staat is het tijd om een vergunning aan te vragen bij de gemeente. Bovenstaande documentatie heb je vaak ook nodig om je aanvraag in te dienen. Wellicht kan je een situatieschets maken van de plattegrond van jouw evenement, waarbij je ook direct rekening houd met de parkeergelegenheid en de bereikbaarheid.
Tip 4: tijd voor promotie!
Nu al het papierwerk in orde is kan je beginnen met de promotie van jouw evenement. Denk aan een website waar tickets op te koop zijn. Social media kanalen met meer informatie. Maar je kunt ook spandoeken bestellen om jouw evenement te promoten in de omgeving. Overweeg ook om te flyeren en op meer plekken jouw evenement aan te kondigen!
Uiteindelijk gaat er veel tijd inzitten om een geslaagd evenement te organiseren. Echter is de waardering die je krijgt ook waardevol. Mensen die genieten van iets wat jij hebt bedacht. Hopelijk delen zij ook deze meningen, zodat je volgend jaar wellicht weer iets groter kan dromen. Dit alles bij elkaar maakt de fundering van een jaarlijks terugkerend evenement.
